BANDO 2026
Enti di accoglienza: obblighi e procedure
FAQ
Cosa deve fare l'ente quando arriva un nuovo volontario?
L’ente convoca il candidato idoneo con ogni anticipo possibile, lo supporta nelle procedure di avvio (es. mettendo a disposizione una postazione internet per l’accesso all’area riservata) e fornisce tutta la documentazione necessaria: condizioni assicurative, copia del progetto, moduli per l’IBAN, orario di servizio e nominativo del referente.
Chi si occupa della firma del contratto?
L’ente di accoglienza verifica l’identità del volontario e ne raccoglie la firma sul contratto. È poi Formatalenti, come ente titolare di iscrizione all’Albo, a caricare il contratto firmato sul sistema del Dipartimento.
Cosa devo inviare a Formatalenti per l'avvio dei volontari?
Per ciascun volontario selezionato, l’ente di accoglienza deve trasmettere a Formatalenti: il modulo di residenza fiscale con il codice fiscale, il documento di identità e l’IBAN. Questi dati sono necessari per l’accredito dell’assegno mensile da parte del Dipartimento.
Bisogna tenere un fascicolo per ogni volontario?
Sì. Ogni volontario deve avere un fascicolo personale (cartaceo o digitale) con contratto, documento d’identità, copia del progetto, condizioni assicurative, documentazione su permessi/malattie/infortuni/maternità e ogni altro atto relativo al servizio. Va conservato garantendo la riservatezza e reso disponibile in caso di controllo.
Come si registrano le presenze?
Con un registro cartaceo (con firma giornaliera del volontario, gestito dall’OLP) oppure con un sistema informatico che garantisca affidabilità e tracciabilità. Il sistema deve sempre attestare l’effettiva presenza in sede.
Cosa succede se un volontario supera i giorni di malattia retribuiti?
L’ente di accoglienza segnala tempestivamente il superamento a Formatalenti, che provvede a comunicarlo al Dipartimento tramite il sistema Helios entro i termini previsti. Lo stesso vale se il volontario supera anche i 15 giorni non retribuiti: l’ente informa Formatalenti, che gestisce la richiesta di esclusione dal servizio verso il Dipartimento.
Come si gestiscono le richieste di permesso?
L’ente acquisisce la richiesta per iscritto e la approva, tenendo conto delle esigenze del progetto. Se un volontario supera i giorni di permesso ordinario previsti dal contratto, l’ente segnala l’eccedenza a Formatalenti, che si occupa della comunicazione al Dipartimento.
Cosa fare in caso di infortunio di un volontario?
L’ente raccoglie le informazioni sulla dinamica dell’evento e le trasmette tempestivamente a Formatalenti, che predispone la relazione per il Dipartimento e gestisce la segnalazione mensile sul sistema Helios. Non serve la denuncia INAIL, perché la copertura è garantita da un’assicurazione privata del Dipartimento.
Quali obblighi ha l'ente in materia di sicurezza?
Deve fornire un modulo formativo (in presenza o FAD) sui rischi connessi alle attività del volontario e sulle misure di prevenzione, oltre a verificare che attrezzature e dispositivi di protezione siano conformi e adeguati.
Un volontario può guidare un automezzo dell'ente?
Sì, se previsto dal progetto e se il volontario ha almeno la patente B, previa autorizzazione dell’ente. I costi (carburante, parcheggi) restano a carico dell’ente, che deve anche programmare orari e percorsi e non può in nessun caso addebitare al volontario eventuali danni al mezzo (salvo danneggiamento intenzionale accertato).
Cosa fare se una volontaria è in gravidanza?
L’ente raccoglie dalla volontaria la certificazione medica (data presunta del parto, eventuali indicazioni su astensione anticipata) e la trasmette a Formatalenti, che gestisce la comunicazione ufficiale al Dipartimento entro i termini previsti.
Come funziona la sostituzione di un volontario che ha interrotto il servizio (subentro)?
L’ente segnala a Formatalenti l’interruzione e, se disponibile, il nominativo del primo idoneo non selezionato in graduatoria (previa sua disponibilità scritta). È Formatalenti a inoltrare la richiesta di subentro al Dipartimento, nei termini previsti in base alla durata del progetto (da 30 a 120 giorni dall’avvio).
Cosa succede se un volontario non si presenta senza motivo?
La mancata presentazione, se non giustificata, equivale a rinuncia al servizio. L’ente raccoglie eventuali giustificazioni documentate e le trasmette a Formatalenti.
Con chi comunica l'ente di accoglienza, in pratica?
L’ente di accoglienza non ha rapporti diretti con il Dipartimento o con il sistema Helios: ogni comunicazione (malattie eccedenti, permessi in eccesso, infortuni, gravidanze, interruzioni) passa attraverso Formatalenti, che in qualità di ente titolare di iscrizione all’Albo gestisce i rapporti ufficiali con il Dipartimento, nel rispetto delle tempistiche previste (generalmente 5-10 giorni dall’evento).
